Paso a paso: Se pueden hacer "copias de seguridad" de forma fácil y rápida.

INTRODUCCIÓN:

Con respecto a este tema surgen rápidamente dos preguntas claves:
¿Cuando hiciste tu última copia de seguridad?
¿Qué pasaría si ahora mismo tu disco duro "muriese del todo"?

La mayor parte de los usuarios no hacen copias de seguridad, o si las hacen, las hacen una vez al año o una vez cada 6 meses lo cual es obviamente insuficiente sobre todo si usan el ordenador a diario o casi, por otra parte muchas personas hacen copias de seguridad “¡tan solo de una parte de sus archivos!”, si, es muy típico ver como alguien graba en DVD las fotos y tal vez algunos vídeos que ha hecho de sus vacaciones o de sus momentos familiares pensando que así ya lo tienen todo grabado "por si acaso", pero ¿ya está? ¿eso es todo? Y... ¿qué pasa con el resto de documentos?

Documentos de texto, ya sean cartas, relatos, poemas, copias de e-mails, etc... o bien, documentos de “hoja de calculo” en el caso de que lleves "las cuentas" de la casa o del negocio o empresa en el ordenador. Puede que también tengas presentaciones multimedia tipo "Power Point", o retoques fotográficos hechos con “Photoshop” cuyos archivos originales no son fotografías como tal pero que probablemente no quieras perder. Y que decir de los cientos o miles de ficheros “MP3” que puedes tener en el disco duro, que si bien podrías volver a descargarlos (pagando o sin pagar, eso es cosa tuya...) es muy posible que tampoco quieras perderlos. Creo que no hace falta entrar en mas detalles, con este párrafo ya queda mas que clara la necesidad de hacer inventario en el ordenador de que cosas hay que copiar, localizarlas, y ponerlas a salvo.


PARECE ABSURDO SIQUIERA COMENTARLO PERO... "MEJOR TODO EN ORDEN".

Pues si, parece absurdo tener que comentar esto, pero he visto decenas por no decir cientos de discos duros de distintas personas, y en la gran mayoría de ellos me he encontrado un factor en común, "caos y anarquía", la gente suele guardar las cosas casi al azar, casi: "donde caigan ahí se quedan y luego ya veremos si las encuentro o no...". Pues si, así es, y precisamente es por esto por lo que muchas veces no encontráis algunos de vosotros los documentos que el otro día hicisteis, porque le dais a guardar (cuando le dais a guardar porque algunos ni eso y entonces se va la luz o se bloquea “Windows” y... adiós, a volver a empezar...) y el documento se guarda "donde al señor Windows le da la gana".

Yo os propongo algo muy simple. Normalmente vamos a tener una unidad "C" que es donde se va a instalar "Windows". En algunos casos, vamos a tener una unidad "D" (puede llamarse "D", o "E" o con cualquier otra letra) que va a ser un segundo disco duro o bien una segunda partición de nuestro disco duro, o sea, que tenemos el disco duro "partido en dos trozos" al primer trozo el sistema le ha llamado "C" y al segundo trozo el sistema le ha llamado "D" (o "E", o "G").

Si solo tenéis la unidad "C", usaremos la "C", pero si tenéis alguna mas, y esta dispone de al menos el 50% del espacio total del disco duro, yo recomiendo usar mejor la "D". ¿Por qué? Es simple, ya que tenemos el sistema, o sea “Windows”, en el disco "C", sería mejor tener "nuestros datos" en otro sitio distinto, o sea en el disco "D", para no mezclarlos, esto se puede explicar pero lo último que quiero es complicar esta guía, quedémonos con esta idea simple, no mezclar sistema con "Datos Personales."

Entonces imaginemos que tenemos "C" y "D" (el que tenga solo "C" lo hace en "C", no pasa nada realmente ¿ok?). Así que nos vamos al disco "D" y creamos una carpeta que se llame por ejemplo, nuestro nombre y algún dato mas, pongamos de ejemplo al usuario "Paco", que le va a poner de nombre a su carpeta personal: "Datos de Paco".

De esta forma hemos creado en el disco "D" una carpeta que se llama "Datos de Paco", su dirección sería: "D:\Datos de Paco".
Una vez tenemos nuestra carpeta, la idea sería crear dentro de ella una carpeta independiente (subcarpetas) para cada tipo de archivos que vamos a utilizar, por ejemplo:

Para música, una carpeta llamada: "MP3".
Para documentos de texto y hojas de calculo: "Documentos".
Para Fotos: "Fotos".
Para Vídeos: "Vídeos".
Para cosas que no sabes muy bien donde guardarlas: "Ficheros Varios".
Para retoques de Photoshop: "Photoshop".

Y así con lo que se os ocurra, el tema en cuestión es tener un orden “claro y limpio”.


AHORA QUE SABEMOS ORDENAR, CADA COSA A SU LUGAR.

Ya que se supone que hemos creado una estructura de carpetas donde colocar todas nuestras cosas, deberíamos dedicar un rato a "mover" todos nuestros archivos desde donde estén actualmente hasta donde queremos ubicarlos, nada mas sencillo que abrir dos ventanas en la pantalla, una en la que veamos donde están los archivos, y otra ventana en la que veamos la carpeta vacía a donde queremos llevarnos esos archivos. Simplemente seleccionaremos todos los archivos en el menú "Editar" / "Seleccionar todo" y posteriormente le diremos "Editar" / "Cortar" ("Cortar" equivale a "Mover"). Después nos situamos en la carpeta vacía y le indicamos "Editar" / "Pegar" y entonces los archivos comenzarán a pasar de su origen a su destino, esto puede tardar desde unos segundos a unos minutos dependiendo de varios factores, así que, relajación y esperar lo que sea necesario ¡sin tocar nada durante el proceso!


¿CÓMO HAGO COPIAS DE SEGURIDAD? ¿Y EN QUÉ FORMATO? (SOPORTE)

La tecnología avanza a una velocidad enorme y el precio de la misma se reduce también a gran velocidad por lo que se hace difícil dar una guía precisa ya que todo lo que os diga puede quedar obsoleto en unos meses, pero en general se podría decir que hay dos opciones que son bastante buenas y rentables.

Opción a) Usar DVD's de 4.5 gigas (1 cara 1 capa), o sea los normales.

Opción b) Usar discos duros externos (¡No valen “discos duros multimedia”!)

a) DVD de 4.5 Gb: Realmente se podría optar por los DVD's grabables 9 Gb ya que duplican en capacidad a los “normales” de 4.5 o mejor aun, usar Blu-ray's grabables con una capacidad de 25 Gb, pero actualmente tanto los DVD's de 9 Gb como los Blu-ray salen demasiado caros como para usarlos en copias de seguridad, los DVD's de 4.5 Gb están muy baratos y siguen compensando mas, aun teniendo menos capacidad.

b) Discos duros Externos: La mejor opción sin duda en todos los sentidos es usar un disco duro externo, pero ¡ojo! lo dije antes y lo repito, no sirven discos duros multimedia. ¿Por qué? pues obviamente no es porque "técnicamente" no sirvan porque evidentemente se pueden usar ya que son discos duros normales, lo que sucede es que un disco duro multimedia lo usas para ver películas, por lo que si ese disco duro lo usas una media de 3 horas al día para ver películas, y teniendo en cuenta que el motor eléctrico de los discos duros no deja de girar desde el momento en que se encienden hasta el momento en que se apagan, en cierto modo los estás "desgastando", le estás acortando la vida útil, por lo que no sería muy lógico hacer copias de seguridad en un dispositivo que no es muy seguro ya que tiene "casi" las mismas posibilidades de romperse por desgaste que el disco duro de tu propio ordenador. Lo ideal es tener un disco duro externo que se puede comprar por apenas 60-80 euros aproximadamente (de unos 1.000 Gb, o sea 1 Tb) y dependiendo de la marca y la calidad que quieras obviamente. Usar uno de estos resulta mas fiable ya que lo conectas "un rato" para hacer la copia de seguridad, y después lo desconectas, y lo guardas en algún lugar alejado de la luz del sol, del calor y de la humedad (y por supuesto de cualquier fuente magnética o transformador eléctrico de gran potencia) de esa formas tienes muchas posibilidades de que esos datos permanezcan ahí inalterados por muchos años, eso si que es una verdadera copia de seguridad por un precio mas que razonable. Y cada cierto tiempo, pongamos una vez al mes, o quizás cada dos semanas, vuelves a conectar el disco duro a tu ordenador y actualizas la copia de seguridad anterior para añadir los cambios que haya desde la copia “del mes pasado” a la copia “de ahora” por ejemplo, y listo, de nuevo vuelves a guardar tu disco duro en lugar seguro.


¿SE TARDA UNA ETERNIDAD EN HACER COPIAS DE SEGURIDAD?

Es lo que mucha gente piensa y quizás por eso no las hacen tan a menudo como deberían, por pereza, y es cierto que hacerlas "a mano" puede ser un poco lento sobre todo si manejamos un gran volumen de datos, pero afortunadamente hay programas que nos ayudan a hacer estas copias, y muchos de ellos son gratuitos. Yo os voy a hablar de uno que suelo usar, no es para nada el mejor, pero es gratis y bastante simple y por ello creo que resulta idóneo para recomendarlo, se llama "Cobian Backup" y el funcionamiento consiste básicamente en lo siguiente, imaginemos que yo tengo ya creada mi carpeta "Datos de Paco", pues lo que yo le voy a decir a este programa es que la primera vez, me copie la carpeta "Datos de Paco" de mi disco duro al disco duro externo, para hacer una copia de seguridad completa, este proceso puede durar bastante rato dependiendo de cuantos megas o gigas tenga mi carpeta "Datos de Paco", lo mismo son 10 minutos que una hora (o casi), pero bueno, paciencia, lo dejas copiando y te vas a “ver la tele" o a prepararte un café...
Ahora bien, una vez has hecho esta "primera copia", a partir de ahí es muy rápido y cómodo, porque lo que le decimos al programa es que cada vez que yo quiera volver a hacer otra copia de seguridad, lo que el programa hará es comparar la carpeta original, la de mi disco duro con la carpeta copiada en el disco externo y "tan solo copiará” los archivos nuevos, los que hayan sido creados con fecha posterior al día de la copia, por supuesto también copiará los archivos que llamándose de la misma forma, hayan sido modificados, por ejemplo, imaginemos que "Paco" escribe “su diario”, y el archivo del diario se llama "Diario de Paco.doc", la versión del mes pasado ocupaba “3.2 megas” y la versión de ahora ocupa “3.4 megas”, pues el programa detecta que ese archivo aun siendo el mismo, "ha cambiado" y entonces copiará ese archivo de “3.4 megas” encima del que ya había de “3.2 megas”.

De esta forma una copia que la primera vez tardó quizás una hora, ahora se puede hacer en tan solo 5 minutos porque si la primera vez copió, por ejemplo “20.000 archivos”, ahora tan solo ha copiado “1.000”, de los cuales "900" eran nuevos y "100" eran archivos modificados desde la última copia.


¿Y CÓMO DICES QUE FUNCIONA EL "COBIAN BACKUP" ESE...?

Lo descargamos de la archiconocida página de programas gratuitos "Softonic", lo instalamos, y una vez instalado, hacemos lo siguiente:

"Tarea" / "Adicionar tarea", entonces veremos esta ventana:

En el recuadro rojo de arriba podremos escribir el nombre que tendrá la tarea en cuestión, por ejemplo "Copia de Seguridad".

En el segundo recuadro rojo, marcamos la opción de "subcarpetas" para que la copia de seguridad sea completa (incluyendo todas las subcarpetas, o sea, la carpetas que están dentro de la primera carpeta, y las que están dentro de estas, y así sucesivamente.)

El tercer recuadro rojo es posiblemente el mas importante porque ahí es donde podremos elegir que tipo de copia de seguridad queremos hacer, si es “completa”, “diferencial”, o la que nos interesa realmente, "Incremental" que es la que tan solo copia "las diferencias" entre la copia anterior y la copia que se vaya a realizar en el momento, de esta forma las copias son muy rápidas como ya mencioné antes.

Después, si nos fijamos en la parte izquierda de la ventana, veremos que la primera opción se llama "Genérico", pues picamos en la segunda, donde pone "Fichero", ahora veremos esta ventana:

Aquí tan solo tendremos que picar en "Adicionar" en el apartado "Fuente" y buscar la carpeta "Datos de Paco" en nuestro disco duro. Después picaremos en el botón "Adicionar" en el apartado "Destino" y buscaremos la unidad de nuestro disco duro externo, en este caso por ejemplo "G:\".
(en cada ordenador el disco duro externo tendrá un nombre distinto, puede ser la unidad “D”, “E”, “F”... da lo mismo que letra sea, podemos llegar a tener múltiples unidades en un ordenador.)

Tras hacer todo esto le damos a "OK" y ya estamos listos para "ejecutar" (activar) la copia o como la denomina este programa "el respaldo".


Y YA POR CURIOSIDAD, ¿CUÁNTO PUEDE OCUPAR UNA COPIA DE SEGURIDAD EN "MEGAS" O "GIGAS"?

Por poner un ejemplo, mi carpeta “personal” ocupa actualmente “60 Gigas” de los cuales unos “40” gigas son ficheros varios y los otros “20” gigas son fotos y vídeos.

Y no hablamos de vídeos descargados de Internet ya que eso no se considera parte de “tus archivos personales” porque no los has generado tú, los únicos vídeos que estarían en la carpeta de “datos personales” son los que uno mismo graba con una cámara de vídeo, además que una colección de películas en formato “divx” o “Mkv” podría ocupar unos 1.000 gigas (o más) por si sola, y eso ya son palabras mayores a la hora de hablar de copias de seguridad, “ese ya sería otro tema para otro día”...

Aquí me gustaría matizar el tema de las fotos digitales, y "la paranoia" que mucha gente tiene con eso de “mi cámara tiene mas megapíxeles que la tuya”... como ya comenté en un artículo anterior en torno al 95% (por no decir casi todas) de las fotos que se sacan en papel tan solo usan aproximadamente 2 megapíxeles (tamaño 10x15 cm, o sea el de toda la vida) por lo que si alguien usa 10, 12, o 14 megapíxeles para hacer fotos “normales” que se podrían hacer con 2, 3, 4 o un máximo de 5 (“ya tirando la casa por la ventana”, yéndonos al extremo vaya), hablamos de duplicar o hasta triplicar el tamaño que ocupan las fotos, “para nada”, sin ningún motivo ya que esas fotos no van a aprovechar la “sobredosis” de calidad ya que si no las vamos a imprimir en tamaño “A0” o “A1” (tamaño “gigante” usado en los planos de delineación) no vamos a aprovechar esa calidad, pero sin embargo si que estamos gastando, como decía entre el doble y el triple de memoria para cada foto.
Si ponemos mi propio ejemplo con 20 gigas de fotos, ahora si que salta a la vista que no es lo mismo hacer una copia de seguridad de 20 gigas, que del doble, 40 gigas o del triple, 60 gigas, cuando son las mismas fotos y tan solo basta con saber elegir la configuración de las fotos para cada momento. Por supuesto si vais a hacer una foto de un paisaje super espectacular, pues si que merece la pena hacer una foto con el máximo de píxeles posibles, por si acaso después queremos ampliarla (o hacer un retoque especial en Photoshop y tal), pero no es lo mismo sacar 1 foto de cada 100 a tamaño máximo que sacarlas todas en dicho tamaño.

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